Реестр договоров купли-продажи
После подписания договора купли-продажи руководителем организации или уполномоченным лицом, документ передается в службу делопроизводства для дальнейшей его регистрации и присвоения соответствующего номера. Если на предприятии или организации нет потребности в отделе, который занимается делопроизводством, обязанность регистрации договоров может быть возложена на уполномоченного руководителем сотрудника.
Нумерация договоров может осуществляться двумя способами: присвоение договору сложного номера, состоящего из номеров отдельных контрагентов, записывающихся через дробь или присвоение индивидуального номера организации на обратной стороне договора в случае, когда он поступил от другой стороны соглашения уже пронумерованным. Во втором случае используется специальный штамп, и номером соглашения будет считаться тот, который присвоенный контрагентом. Если договор поступает без номера, ему присваивается регистрационный номер.
Для регистрации договоров делопроизводителем используется Журнал регистрации договоров, который, обычно, ведут в электронном виде. Унифицированной формы журнала не существует, однако есть определенные рекомендации к его структуре. Так, Журнал регистрации договоров должен содержать: регистрационный номер; дополнительный номер (номер контрагента); дату, предмет и срок действия договора; наименование контрагента; наименование подразделения или исполнителя, ответственного за исполнения обязательств согласно договору; сумму договора; наличие и наименование приложений; ФИО, должность лица, подписавшего договор.
Если организация использует нумерацию договоров через дробь, потребности в графах «Регистрационный номер» и «Дополнительный номер» нет, вводится только одна - «Номер договора». Самым доступным способом ведения учета договоров является использование электронных таблиц Excel, более крупные компании используют соответствующее программное обеспечение. Каждая организация ведет Журнал регистрации договоров купли-продажи, исходя из собственных потребностей, например, для большего удобства ведения делопроизводства торговыми компаниями, можно выделить отдельные листы для поставщиков и покупателей.
